Privacy beleid

Het privacy beleid van M&O bvba is van toepassing op alle producten en diensten van M&O bvba en al haar afdelingen, waaronder “zonderwinstoogmerk.be”.

1: Inleiding

M&O bvba honoreert de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect voor uw privacy.In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over de gegevens die we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

M&O bvba houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt: deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt;
vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

M&O bvba is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

M&O bvba
Demerstraat 15
3560 LUMMEN
info[at]mxo.be Telefoon : 013 46 23 13

HET VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS IS NIET VERPLICHT!

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens bekend te maken op het moment dat u op onze diensten beroep doet. U heeft te allen tijde zelf de keuze of u uw persoonsgegevens wilt invoeren of niet. Echter, om gebruik te kunnen maken van onze diensten is het invoeren van persoonsgegevens noodzakelijk, bijvoorbeeld bij het stellen van een concrete vraag die een individueel onderzoek vergt of een individuele geschreven communicatie vereist.

2: Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door M&O bvba verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Het deelnemen aan de activiteiten van M&O bvba (uitvoering overeenkomst)
Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)
Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
De uitvoering van overeenkomsten en contractuele opdrachten.

A: Persoonsgegevens voor algemene niet dossier gebonden bedrijfsvoering

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij u de volgende persoonsgegevens vragen, verzamelen, opslaan en verwerken:

Volledige naam,
Geslacht,
Adresgegevens,
Telefoonnummers,
E-mailadres,
Functie

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Onze website maakt geen gebruik van cookies. Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) tenzij dit uitdrukkelijk gevraagd wordt en de ouders of wettelijke vertegenwoordiger daarvoor schriftelijke toestemming geven.

B: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van individuele dossiers en contractuele opdrachten
“Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst”

Vanaf het ogenblik dat op een ander manier een overeenkomst wordt afgesloten met M&O bvba, met het oog op het uitvoeren van een contractuele opdracht of het beantwoorden van specifiek gestelde vragen, verwerken wij de opgevraagde gegevens omdat we die nodig hebben voor het uitvoeren van de overeenkomst. Deze motivaties kunnen zijn:

het kunnen beantwoorden van de vraag die u hebt gesteld een invulformulier met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming evenals ons gerechtvaardigd belang;
het beantwoorden van uw vraag met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming evenals ons gerechtvaardigd belang.
de levering van de dienst evenals de facturatie ervan met als rechtsgrond het verstrekken van een overeenkomst waarom u hebt verzocht. “Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst”

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer U de verwerking weigert. Zonder die gegevens kan M&O bvba de overeenkomst niet uitvoeren.

3: Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het verzorgen van de internet omgeving (webhosting): VERSIO
gegevensopslag via OneDrive voor bedrijven: MICROSOFT
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, …); ERS Data

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven of andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk of per e-mail toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) tenzij dit uitdrukkelijk gevraagd wordt en de ouders of wettelijke vertegenwoordiger daarvoor schriftelijke toestemming geven.

4: Bewaartermijn

A: Persoonsgegevens voor algemene niet dossier gebonden bedrijfsvoering

Deze persoonsgegevens worden in beginsel zolang bewaard als dat nodig is voor bovengenoemde doeleinden, of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen.

B: Persoonsgegevens in het kader van individuele dossiers en contractuele opdrachten

Wij bewaren deze gegevens totdat we zeker weten dat de cliënt tevreden is met onze dienstverlening en niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De persoonsgegevens verwerkt voor cliëntenbeheer binnen M&O bvba zullen in beginsel bewaard worden gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen, minimaal 5 jaar na beëindiging van de overeenkomst tussen de cliënt en M&O bvba De cliënten kunnen M&O bvba uitdrukkelijk verzoeken om de gegevens d.i. hun volledige dossier langer bij te houden en wel digitaal (gescand), bij wijze van dienstverlening en teneinde daarover wanneer nodig in de toekomst te kunnen beschikken, één en ander onverminderd het recht van de cliënten om ten allen tijde de volledige verwijdering van hun persoonsgegevens uit de bestanden van M&O bvba te verwijderen.

Boekhoudkundige gegevens worden bewaard voor een periode van 10 jaar van afsluiting van het dossier.

5: Beveiliging van de gegevens

M&O bvba heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo werden bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alleen de medewerkers van M&O bvba mogen kennisnemen met de gegevens inzake Algemene niet dossier gebonden bedrijfsvoering, en deze verwerken
Alleen de consultants van M&O bvba, die betrokken zijn met uw dossierbehandeling, kunnen kennisnemen van uw dossier gebonden gegevens, en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, evenals voor de back-ups. Alle systemen zijn beveiligd met efficiënte antivirus software.
Wij maken regelmatige back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Alle informatica uitrusting bevindt zich in afgesloten ruimten, die niet voor derden toegankelijk zijn.
Alle mobile apparaten zijn onder permanente controle van de gebruiker, of bewaard in een beveiligde ruimte. Ze zijn alle beschermd met de nodige wachtwoorden en antivirus software..
Alle fysieke (analoge) dossiers worden bewaard in afgesloten en beveiligde lokalen.
We pseudonimiseren of anonimiseren persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Alle ruimtes zijn bewaakt via alarmsystemen en camerabewaking
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

6: Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt de volgende rechten:

Recht op inzage: uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen en inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
Recht op rectificatie en aanvulling: Het laten corrigeren van fouten of anomalieën in de persoonsgegevens
Recht op vergetelheid: Het laten verwijderen van persoonsgegevens
Recht op beperking van de verwerking: Intrekken van toestemming, geheel of gedeeltelijk
Bezwaar tegen verwerking: Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
Recht op dataportabiliteit: onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en om uw persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze.

Concreet:

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van deze website. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

7: Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Voor eventuele vragen en/of opmerkingen dienaangaande kunnen cliënten contact nemen M&O bvba:

per email: info[at]mxo.be
telefonisch: 013 46 23 13.

Voor meer informatie of klachtenbehandeling kan u daarnaast ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in België te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 (02 274 48 00) of www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8: Wijziging privacy beleid

Het hierboven beschreven privacy beleid is opgesteld op 10 maart 2019. M&O bvba kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.